Case study - system zarządzania pracownikami, wewnętrzny Intranet

Nasz klient, firma świadcząca usługi dla klientów biznesowych, posiada siedzibę w Warszawie, oraz kilka rozrzuconych po całej Polsce oddziałów, z których każdy zajmuje się wyznaczonym jej regionem. W wyszczególnionych regionach filie zajmują się obsługą sprzedaży i obsługą obecnych klientów firmy, każda z nich zatrudnia nawet do kilkuset pracowników, z których większość jest pracownikami sezonowymi, bądź pracującymi w niepełnym wymiarze pracy.

Głównym problemem przedsiębiorstwa jest komunikacja wewnątrz firmy. Ze względu na rozproszenie jednostek po całej Polsce, kierownictwu ciężko było uzyskać ogólne rozeznanie w aktualnie realizowanych dla klientów projektach. Wiązało się to z przesłaniem zapytania do kierowników oddziałów, i oczekiwaniem na odpowiedź w formie arkuszy kalkulacyjnych, które następnie trzeba było ze sobą połączyć, bo uzyskać syntetyczny wgląd w aktualną sytuację firmy. Kolejnym problemem była wysoka mobilność pracowników, którzy często przebywali poza oddziałami firmy, i problemem było pozyskanie od nich raportów z wykonanej pracy, które musieli składać kilka razy dziennie. Występowały problemy z komunikacją pomiędzy oddziałami.

Klientowi zaproponowaliśmy dedykowane rozwiązanie typu Intranet/Portal Korporacyjny, łączące w sobie cechy takich modułów jak:

• rekrutacja
• zarządzanie siecią pracowników
• fakturowanie
• system samoobsługi klienta
• kontakty z klientami

Pierwszy moduł (Rekrutacja) systemu dedykowanego, stworzonego specjalnie na potrzeby firmy, pozwolił na uproszczenie procesów związanych z rekrutacją. Poprzez formularz podłączony pod stronę internetową dane kandydatów do pracy trafiały bezpośrednio do centralnej bazy danych stworzonego przez nas systemu. W bazie tej kandydaci do pracy mogli być dowolnie przeszukiwani, usuwani jeśli nie spełniali kryteriów, lub wybierani jako potencjalni pracownicy. Dla zapewnienia zgodności z wymogami ustawowymi dotyczącymi ochrony danych osobowych, przekazaliśmy klientowi niezbędne informacje do rejestracji zbioru danych w GIODO (Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych).

Moduł "Zarządzanie Siecią Pracowników" pozwolił na przechowywanie informacji o pracownikach, aktualnie realizowanych przez nich projektach, a także danych historycznych. W niedalekiej przyszłości pozwoli również na wykonanie kilkunastu przekrojowych raportów pozwalających kierownictwu firmy na szybkie uzyskanie zawsze aktualnej informacji bieżącej i historycznej. Raporty pozwolą na analizę sytuacji firmy pod kątem syntetycznym jak i analitycznym.

Moduł wzbogacony został o funkcję raportowania i kontaktu z pracownikami. Pracownicy mogą w trakcie pracy w terenie na bieżąco wysyłać wiadomości SMS z raportami do biura. Wiadomości te trafiają bezpośrednio do programu, gdzie przypisywane są do danego pracownika i realizowanego przez niego projektu, dzięki czemu łatwo można je odnaleźć. Funkcja SMS działa również w drugą stronę. Pracownicy biura mogą wysłać grupową wiadomość do wszystkich (lub wybranych) pracowników jednocześnie, dzięki czemu w prosty sposób mogą powiadomić ich o ważnych zdarzeniach, czy przekazać ważne dla całej firmy informacje.

Dla pracowników rozliczających projekty udostępniony został dział Fakturowanie. Umożliwił on podliczanie czasu pracy poświęconego na projekty w danym okresie czasu, oraz wystawienie faktury klientom, uwzględniając specyficzne wymagania klientów, np. co do czasu płatności faktury, oraz uwzględniając odpowiednie stawki i rabaty przypisane klientom. Ze względu na wymagania firmy uwzględniona została również możliwość wystawiania faktur Pro Forma. Moduł znacznie zautomatyzował proces comiesięcznego wystawiania faktur, a dzięki możliwości dostosowania wyglądu szablonu faktur pozwolił na zastosowanie w firmie tzw. kopert z okienkiem, skracając czas niezbędny na adresowanie listów.

Kolejnym wdrożonym modułem jest System Samoobsługi Klienta połączony z Systemem obsługi Kontaktów z klientami. Klienci biznesowi firmy mogą na bieżąco sprawdzić stan realizowanych dla nich projektów i pobrać wystawione im faktury z programu, Każdy klient dzięki przydzielonemu mu loginowi i haśle ma dostęp do danych swojej firmy. Może też sprawdzić aktualny stan rozliczeń, dzięki zintegrowanemu modułowi płatności. Również pracownicy firmy mogą sprawdzać i uzupełniać powyższe dane, a także uzyskać dostęp do raportów za wybrany okres czasu, uzyskując np. informację o wszystkich fakturach i wpłatach do klienta, lub też zbiorczo o obrotach za dany okres.

W aplikacji wprowadzono zaawansowany, autorski system bezpieczeństwa WAS, składający się z kilkunastu stopni bezpieczeństwa, zabezpieczających aplikację przed niepowołanym dostępem.

Z wersją demo systemu o zbliżonej funkcjonalności możesz zapoznać się także tutaj: www.systim.pl.

Jeśli jesteś zainteresowany realizacją podobnego systemu napisz na adres astcon@astcon.pl, zadzwoń pod numer 58 352 46 79, lub skorzystaj z formularza kontaktowego.